Pese a su inminente obligatoriedad -las pymes tienen un plazo de 24 meses para incorporar la factura digital a sus negocios antes de que puedan recibir multas de hasta 10.000 euros- la factura electrónica aún sigue siendo una asignatura pendiente en muchas organizaciones, CESCE explica en qué consiste.

La factura electrónica es, ante todo, una factura, con los mismos efectos legales que si fuera de papel. La diferencia es que se expide y recibe en formato electrónico. Están reguladas por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento en el que se regulan las obligaciones de facturación. Recoge aspectos como los tipos de factura, la expedición de terceros, el contenido de la factura, los plazos, etc.

Hay, en concreto, tres aspectos que todas las facturas deben garantizar: la legibilidad, la autenticidad -es decir, garantizar la identidad del obligado a su expedición y del emisor de la factura- y la integridad del contenido de la factura -esto es, garantizar que su contenido no ha sido modificado-.

En el caso de la factura electrónica, la legibilidad la facilita el programa informático que la crea, y la autenticidad y la integridad pueden garantizarse mediante firma o certificado electrónico, intercambio de datos EDI o mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de la Administración Tributaria.

Por su parte, la Administración pública distingue dos tipos fundamentales de factura electrónica:

• Facturas en formato estructurado: contienen datos y pueden ser generadas automáticamente por los sistemas informáticos de facturación del emisor y tramitadas igualmente de forma automatizada por sistemas de pago y contabilidad del receptor. Utilizan lenguaje XML, como Facturae, UBL, EDIFACT, etc.
• Facturas en formato no estructurado: son básicamente una imagen, lo que implica que su procesamiento para poder ser introducidas en los sistemas informáticos del receptor requiere de una intervención manual. Se trata de las facturas en papel escaneadas o en PDF.

Ventajas de utilizar la factura electrónica

Los beneficios de adoptar la factura electrónica, según CESCE, son numerosos:

• Reducción de tiempo y costes: el proceso de elaboración es mucho más corto, gracias a la automatización de los procesos, y además aporta ahorro de costes directos, al eliminarse el papel, la impresión, el envío de facturas por correo postal y su almacenamiento.
• Acorta los ciclos de tramitación, tanto la emisión y recepción, como el cobro.
• Incremento de la eficiencia y reducción de errores humanos.
• Eliminación del riesgo de pérdida de documentos físicos, gracias al almacenamiento seguro y la disponibilidad digital de las facturas.
• Permite un acceso más rápido, ágil y fácil a las facturas almacenadas.
• Cuidado del medio ambiente: al reducirse el uso de papel, de tinta, archivadores y otros materiales que implican las facturas manuales.
• Reducción de la evasión de impuestos: permite un mayor control, ayudando a luchar contra el fraude.
• Contribuye a la modernización de la economía, al desarrollo de la Sociedad de la Información y a la convergencia con el ritmo digital del resto del tejido empresarial europeo e internacional.

En definitiva, la adopción de la factura digital revierte en una mayor competitividad de los negocios y la mejora del servicio con los clientes.

Es destacable que las pymes son las empresas líderes en el uso de la facturación electrónica en nuestro país. Según el estudio comparativo sobre el uso de la factura electrónica en España del Grupo SERES, las pequeñas empresas emiten el 32,83% de las facturas electrónicas y reciben el 31,03%, mientras que la mediana empresa emite el 31,63% y recibe el 23,9% de los documentos electrónicos. Por su parte, las microempresas siguieron avanzando en su proceso de transformación digital, ascendiendo al 15,65% y al 31,12% en emisión y recepción, respectivamente.