Se debe reconocer a los workshops la importancia que mantienen para la formación y colaboración en las Pymes. Si se presentan diseñados de manera efectiva, suelen mejorar la productividad notablemente, además de ser espacios ideales para la generación de nuevas ideas y fomentar un ambiente de trabajo colaborativo.
Sin embargo, no se debe olvidar que, para que funcione de forma óptima y realmente aporten valor, la clave está en una correcta planificación y ejecución adecuada. En este artículo, se explica cómo organizar workshops eficaces con estrategias prácticas, herramientas esenciales e incluso el uso de imanes de oficina para mejorar la dinámica.
Planificación del workshop, definición de objetivos y estructura
Establecer el objetivo de este tipo de talleres prácticos es el primer paso, antes incluso de enviar las invitaciones a los participantes. Ya sea para mejorar la comunicación del equipo, resolver un conflicto o problema específico, o para capacitar para la incorporación de una nueva herramienta, tener la meta clara es fundamental para estructurar correctamente la sesión.
Dentro de esta planificación previa a la reunión, se debe considerar el tiempo del que se dispone, así como los recursos necesarios para ejecutar el trabajo. Un workshop demasiado largo agotará a los participantes, mientras que uno muy corto podría no ser suficiente para cumplir con los objetivos. Habrá que encontrar el equilibrio y diseñar una agenda realista que mantenga el interés y la energía del grupo.
Consejos clave:
Definir el propósito del workshop con una meta SMART (específica, medible, alcanzable, relevante y con un tiempo definido).
Establecer una agenda con horarios estimados para cada sesión.
Seleccionar un moderador o facilitador para guiar el evento.
Elegir un espacio adecuado con los recursos necesarios (pizarras, proyectores, imanes de oficina para notas visuales, etc.).
Gestión de participantes
Un error común es no establecer normas claras de interacción o no involucrar a todos por igual, ya que el éxito de un workshop va a depender de la participación activa de los asistentes. En este sentido, para garantizar el compromiso de los participantes, es recomendable enviar información previa sobre la dinámica del evento y los temas a tratar, para que se preparen y lleguen con una idea clara de lo que se espera de ellos.
Consejos clave:
Invitar solo a las personas necesarias para evitar distracciones o grupos demasiado grandes.
Establecer reglas de participación al inicio para fomentar la interacción.
Utilizar dinámicas de intervención y cooperación, como lluvias de ideas con imanes de oficina para fijar notas y agrupar ideas en la pizarra.
Asignar tareas específicas a diferentes participantes para mantenerlos involucrados.
Proporcionar materiales de apoyo, como guías o documentos de referencia, para facilitar la comprensión del contenido.
Uso de herramientas para mejorar la dinámica del workshop
Con las herramientas adecuadas se logrará un workshop mucho más eficiente y atractivo. Desde pizarras hasta aplicaciones digitales, todo suma para facilitar la colaboración.
Herramientas recomendadas:
Pizarras y notas adhesivas: Ideales para brainstorming y esquemas visuales.
Imanes de oficina: Perfectos para fijar ideas en pizarras magnéticas y organizarlas por categorías.
Herramientas digitales, como Miro o Trello: Ayudan a organizar ideas y hacer un seguimiento posterior.
Temporizadores: Para controlar el tiempo y mantener la sesión en marcha, sin demoras.
Software de videoconferencias y encuestas interactivas: Ideal para workshops híbridos o remotos.
Ejecución, mantener la energía y el enfoque
Un error más frecuente de lo que se pudiera pensar es perder la atención del grupo o permitir que se desvíen del tema principal. Durante el workshop, el dinamismo y la interacción son esenciales y hay que saber mantenerlos.
Consejos clave:
Comenzar con una actividad rompehielos para relajar el ambiente.
Dividir las sesiones en bloques cortos con pausas activas.
Utilizar la técnica de los "tres niveles de participación" (individual, en pareja y en grupo).
Fomentar la retroalimentación constante para validar el aprendizaje.
Usar imanes de oficina para resaltar las ideas principales y evitar que se pierdan en la discusión.
Cierre y seguimiento
Para asegurar que el workshop tenga el impacto que se persigue es crucial hacer un seguimiento que garantice la implementación de las conclusiones y los aprendizajes.
Consejos clave:
Resumir de los puntos clave en un documento o presentación.
Enviar de un correo con los resultados y pasos a seguir.
Asignar responsabilidades claras para la implementación de las conclusiones.
Recolectar feedback para mejorar futuros workshops.
Organizar una reunión breve de seguimiento para evaluar los avances.
