Casi la mitad (49%) de los responsables financieros de pymes españolas reconoce que tener que actualizar continuamente las previsiones y la planificación financiera supone un reto. Incluso las funciones más habituales como informes o requerimientos siguen siendo un desafío para el 30% de las pymes en España. Así lo revela el estudio de Pleo, la solución de gastos empresariales, sobre los retos e inconvenientes que supone la gestión manual y el uso de hojas de cálculo.

Y es que a pesar de vivir en la era de la información, la gestión de los gastos del empleado se lleva realizando de forma similar desde hace décadas mediante procesos lentos que generan errores e insatisfacción. En especial, en el caso de las pymes, los departamentos financieros no son capaces de ofrecer información actualizada y en tiempo real de lo que está sucediendo en el negocio.

La causa principal que subyace a estos retos es la todavía escasa digitalización del departamento, tal y como destaca el 29% de los responsables financieros encuestados.

Un problema que repercute de forma directa en la empresa y cuyas consecuencias ponen en riesgo la viabilidad del negocio.

Entre los principales problemas derivados de la gestión actual de los gastos de empleado, las pymes españolas identifican tres:

• El principal problema para el 42% de las pymes, es el retraso en la entrega de facturas y tickets. La hoja de recibos llega tarde, lo que impide tener visibilidad real sobre, por ejemplo, si un proyecto es rentable.
• El segundo inconveniente, es la probabilidad de errores, la pérdida de recibos o el fraude, que afecta a un 39% de los encuestados y supone un coste adicional. Una vez más, recae en el departamento financiero la ingrata tarea de rellenar los huecos, cotejar y revisar la información.
• Y, por último, el tercer aspecto a destacar es el coste en tiempo y recursos. El alto grado de dedicación a labores de bajo valor añadido es destacado por el 28% de las pymes encuestadas.

¿Qué lleva a las empresas españolas a seguir procesos ineficientes?

Las empresas españolas, y especialmente las pymes, continúan ancladas en muchos casos a procesos ineficientes. Para el 54% de las pymes encuestadas, los principales motivos son el arraigo de tareas manuales que ralentizan el flujo de trabajo y son propensas a errores. Por otro lado, la falta de integración con otras herramientas, ya que las diferentes etapas de la gestión contable no están conectadas y los datos no fluyen, como apunta el 27% de los encuestados.

Y, por último, las políticas de gastos imprecisas o poco efectivas, que la mayoría de las veces son difíciles de llevar a la práctica (17%)

“Lamentablemente, a día de hoy seguimos viendo cómo las pymes españolas continúan utilizando herramientas heredadas ineficientes, como el Excel. A veces, incluso cuando tienen una solución de gestión de gastos implementada. O adoptan soluciones parciales, por ejemplo, para etapas específicas del proceso, que no son completas y tampoco están conectadas con el resto de sistemas. O incluso utilizan soluciones que no están diseñadas para gestionar los gastos del empleado, como, por ejemplo, las tarjetas bancarias, lo que genera gran confusión.” señala Álvaro Dexeus, Director de Pleo para el Sur de Europa.

Todo ello se traduce en falta de visibilidad y agilidad a la hora de iluminar el camino de aquellos que deben tomar las decisiones. Problemas evitables con una solución de gestión de gastos integral.

El estudio aborda, asimismo, los beneficios que encuentran las pymes españolas al adoptar soluciones de gestión del gasto del empleado, entre las que destacan el ahorro de tiempo (68%), mejores informes (49%), mayor transparencia y visibilidad (42%), cumplimiento y satisfacción del empleado (40%) y mejor gestión de impuestos (27%).

La encuesta fue realizada por IDG Research mediante entrevistas telefónicas a 100 controllers y responsables financieros de pymes de múltiples sectores, además de conversaciones presenciales con 15 directivos del mismo perfil.