Las empresas que operan en España tienen una nueva obligación que cumplir antes del verano: adaptarse para la “Ley reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción”, que fue aprobada el 16 de febrero y publicada en el Boletín Oficial del Estado (BOE) el 21 de febrero.

Se trata de una normativa que, en consonancia con las exigencias de la Unión Europea, busca regular la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y lucha contra la corrupción en el ámbito privado y público. Para ello, se aconseja que las empresas cuenten con un software de canal de denuncias que permita comunicar cualquier situación que suponga una acción u omisión que pueda ser constitutiva de infracción penal o administrativa de forma segura, confidencial, anónima y con todas las garantías de protección de datos para el denunciante y aquellas personas involucradas. La ley contempla multas de hasta un millón de euros para las empresas que dificulten o tomen represalias contra los denunciantes, así como contra aquellas entidades que no implementen este sistema interno de información -conocido coloquialmente como “canal de denuncias”-.

El sistema interno de información es una herramienta clave para la prevención y/o detección de actuaciones irregulares de tipo económico o de comportamiento, incluyendo el clientelismo o nepotismo, entre otras infracciones penales o administrativas. Además, permitirá a las empresas evitar incurrir en responsabilidades penales y en posibles riesgos reputacionales, ya que también funciona como un indicador de transparencia de la compañía o de la Administración pública. De hecho, su implantación, permite no solo dar respuesta a la obligación legal, sino también gestionar uno de los riesgos que más preocupan a la dirección de las empresas, como es la falta de transparencia y la posibilidad de que se estén cometiendo irregularidades a espaldas de la dirección o de los responsables de la compañía.

Qué empresas están obligadas a tener un canal de denuncias

La normativa es obligatoria para:

• Empresas de 50 o más trabajadores.
• Administraciones y entidades del sector público.
• Empresas de cualquier tamaño que operen en el mercado financiero.
• Partidos políticos, sindicatos, organizaciones empresariales y las fundaciones creadas, siempre que reciban o gestionen fondos públicos.

Plazo máximo para su implantación

El plazo máximo para el establecimiento de los sistemas internos de información -canal de denuncias- desde su entrada en vigor -el próximo 13 de marzo- es de:

• 100 días – Las Administraciones, organismos, empresas de más de 249 trabajadores y demás entidades obligadas a contar con un Sistema interno de información.
• 1 de diciembre 2023 – Las entidades jurídicas del sector privado con 249 trabajadores o menos, así como los municipios de menos de 10 mil habitantes.

Sanciones por no cumplir con la Ley

De acuerdo con la ley, se contempla un sistema de infracciones y sanciones que considera como una falta muy grave el hecho de no cumplir con la obligación de implementar un sistema interno de información. En caso de que esto ocurra, se establecen multas que oscilan entre 600.001 euros y 1.000.000 euros para las personas jurídicas. Además, las empresas infractoras podrán verse privadas de recibir subvenciones u otros beneficios fiscales durante un plazo de hasta cuatro años, podrán tener vetado el acceso a contratación con el sector público durante 3 años, e incluso podrán ver cómo se publica en el BOE información sobre la infracción vinculada a la empresa en cuestión. Asimismo, podrán tener responsabilidad administrativa en el caso de no cumplir con lo dispuesto en la norma en materia de protección de datos personales.

Por ello, la compañía tecnológica GlobalSuite Solutions ha desarrollado una plataforma de canal de denuncias que viene a cubrir esta necesidad de forma rápida y fácil. Se trata de GlobalSuite®, un software que permite implantar uno o varios canales de denuncias y optimizar su gestión de forma alineada con todos los requisitos y las funcionalidades que exige la Ley 2/2023 de Protección del informante en materia de seguridad, privacidad (RGPD) y continuidad de servicio. Todo con un sencillo cuestionario o por teléfono, en un único software.

Este software permite cumplir los principales puntos de la nueva ley, como son:

• Proporcionar accesibilidad y facilidad de uso para los denunciantes.
• Anonimato y confidencialidad asegurados.
• Protección contra posibles represalias hacia los denunciantes.
• Posibilidad de enviar denuncias de forma segura y encriptada.
• Capacidad para recibir denuncias en diferentes idiomas.
• Seguimiento y registro de las denuncias recibidas.
• Notificación de recibido y de seguimiento de la denuncia al denunciante.
• Facilitar la comunicación directa y confidencial entre el denunciante y el responsable del canal de denuncias.
• Posibilidad de realizar una investigación interna a partir de la denuncia.
• Registro y documentación de las medidas tomadas para dar solución a las denuncias recibidas.
• Garantía de que el canal de denuncias no será utilizado para fines fraudulentos o con otros propósitos.

Como indica Antonio Quevedo, CEO de GlobalSuite Solutions, “los canales de denuncias son herramientas que deben ser sencillas y accesibles, para poder ser usadas por todo el mundo, pero a la vez contar con grandes niveles de seguridad, cifrado, confidencialidad y monitorización. Es así como funciona GlobalSuite®, que permite la comunicación de irregularidades, incumplimientos del código ético e infracciones legales, así como establecer un adecuado tratamiento de la información de una forma legal y segura”.

Otras claves que deben tener en cuenta las empresas para implementar su sistema de información interno

Una vez implementado el sistema interno de información, las empresas deberán cumplir una serie de plazos para la tramitación de las informaciones recibidas. Por ejemplo, en un plazo de 7 días deberá enviarse un acuse de recibo al informante, y la investigación de la denuncia deberá producirse en un plazo máximo de 3 meses, ampliable por otros 3 meses si se trata de un caso de especial complejidad. En todo momento, durante el proceso, deberá protegerse la identidad del denunciante e informarle sobre el estado del procedimiento.

Las empresas, que son las responsables de implementar el sistema interno de información, deberán designar a un responsable del sistema interno de información que gestionará y tramitará las comunicaciones recibidas. Además, se crea la Autoridad Independiente de Protección del Informante, la A.A.I., con potestades sancionadoras y que será la responsable de gestionar el canal externo de información.